Der Projektleiter agiert als Generalist weniger als Spezialist. Das Projekt behält er als Großes und Ganzes im Auge und prüft, ob alles nach Plan verläuft. Er konzentriert sich dabei auf das Wesentliche und verliert sich nicht im Detail. Er versucht Kompromisse zu finden zwischen konkurrierenden Zielen. Der professionelle Projektleiter greift auf sein inneres Frühwarnsystem zurück, dass sich aus Erfahrungen speist. Er erkennt rechtzeitig Probleme, damit sie sich nicht zu großen Hürden auftürmen.

Projektauftrag entwickeln

Das magische Dreieck des Projektmanagements illustriert, das der Projektleiter an mindestens drei Fronten kämpft. Die Kanten des Dreiecks bilden die Variablen Zeit, Kosten, Inhalt und Umfang ab. Welche dieser drei Stellschrauben unantastbar sind, weil eine Änderung untragbare Konsequenzen für das Projekt hätte, klärt der Projektleiter mit dem Auftraggeber während der Planungsphase. Danach formuliert er schriftlich den Projektauftrag und lässt sich diesen bestätigen. Mit dem Projektauftrag ist der Projektleiter legitimiert, Ressourcen für das Projekt einzufordern. Kein Projekt startet ohne Projektauftrag!

Projektmanagement Plan entwickeln

In diesem Prozess definiert, vorbereitet und koordiniert der Projektleiter alle Tätigkeiten, um ein umfassendes Projektmanagement zu entwickeln. Dazu entwickelt er einen Bauplan, den Projektmanagementplan. Dieser beinhaltet ein Regelwerk, wie das Projekt in allen Phasen organisiert werden soll. Der Plan sollte komplett sein, sobald das Projekt in die Ausführungsphase eintritt.

Projektausführung lenken und managen

In diesem Prozess definiert der Projektleiter, wie er die Projektarbeit durchführen will. Dabei orientierte er sich an die im Projektmanagementplan definierten Regeln. Sein Augenmerk legt er besonders auf ungeplanten Vorgänge. Für sie legt er eine angemessene Vorgehensweise fest.

Projektarbeit überwachen und steuern

Dieser Prozess stellt Projektleiter und Stakeholders unter anderem Statusinformationen zur Verfügung. Sie dienen der Transparenz in der Projektarbeit. Prognosen mit Bezug auf Budget, Terminplanung und Inhalt und Umfang erlauben den Blick in zukünftige Entwicklungen.

Integrierte Änderungs-Steuerung durchführen

Änderung sind nichts Schlechtes und sollten nicht grundsätzlich vermieden werden. Sie sind handelbar, wenn sie einen etablierten Änderungsprozess durchlaufen. Änderungen sollten zweistufig geprüft werden. Zunächst grob auf ihre Realisierungsfähigkeit, anschließend detaillierter durch Fachexperten hinsichtlich Aufwand und Machbarkeit. Grundsätzlich sollten Änderungen hinreichend untersucht sein, bevor sie zur Realisierung freigegeben werden. Der professionelle Projektleiter lässt die Auswirkungen insbesondere auf das magische Dreieck untersuchen. Alle Änderungen müssen ein Change Control Board passieren. Hier sitzen die wichtigsten Stakeholder und entscheiden auf Grund der Untersuchungsergebnisse, ob Änderungen realisiert werden sollen oder nicht.

Projekt oder Phase abschließen

Wo ein Anfang ist, muss auch ein Ende sein. Im schlechtesten Fall verstreut sich das Projektteam in alle Himmelsrichtungen. Schade, zumindest bei einem erfolgreichen Projektabschluss, sollte es eine Projektabschlussfeier geben. In der Abschlussphase des Projektes oder einer Projektphase prüft der Projektleiter, ob alle Arbeitsergebnisse dokumentiert wurden. Wichtige Erkenntnisse aus der Projektarbeit dürfen nicht nur in den Köpfen der Projektmitarbeiter schlummern. Sie geraten sonst schnell in Vergessenheit. Niemand kann auf das wertvolle Wissen zurückgreifen. Idealerweise schließt der Projektleiter das Projekt oder eine Projektphase mit einem Lessons-Learned-Workshop ab. Erst danach entlässt er das Projektteam. Auch das formale Beenden aller laufenden Verträge zählt zu einem sauberen Projektabschluss.