Terminmanagement

Tom DeMarcos Roman über Projektmanagement, Der Termin, handelt von drei Teams, die Software entwickeln. Jedes Team nutzt eine eigene Methode, um das Projektziel zu erreichen. Alle drei leiden unter unrealistischen Terminvorgaben. Und so ist es auch in der realen Welt: Liefert der Projektmanager zu spät, steht er in der Kritik.

Das Wissensgebiet Terminmanagement ist in der fünften Auflage des PMI PMBOK Guide mit sieben Prozessen vertreten. So viele kann kein anderes Wissensgebiet vorweisen. In der Planungsgruppe drängeln sich sechs Prozesse. Einer findet sich in der Prozessgruppe Überwachungs- und Steuerung.

Terminmanagement planen

Ein Mensch ohne Plan ist wie ein Schiff ohne Steuer. In diesem Planungsprozess legt sich der Projektleiter fest: Wie will ich den Terminplan managen? Welche Vorschriften muss ich berücksichtigen? Welche Regeln sollen für mich, das Team und für die Stakeholder gelten? Der Projektauftrag stellt eine wichtige Einflussgröße dar. Er beschreibt, welche Meilensteine der Auftraggeber erwartet sowie den Termin der Fertigstellung. Der Projektleiter sollte Erfahrungswerte aus vorangegangenen Projekten für sich nutzen. So muss er das Rad nicht ein zweites Mal erfinden.

Vorgänge festlegen und Vorgangsfolge festlegen

Um einen seriösen Zeitplan aufzustellen, identifiziert der Projektleiter alle Vorgänge, die zeitlichen Einfluss besitzen. Dann ermittelt er Abhängigkeiten zwischen den Terminplanvorgängen. Sind Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen geklärt, lässt sich eine Reihenfolge ableiten. Die Methoden Vorgangsknoten- oder Vorgangspfeilnetzplan unterstützen den Projektleiter dabei. Sie sind Netzplantechniken, in der die Terminplanvorgänge durch Kästchen (oder Knoten) grafisch dargestellt werden. Deren Verbindungen illustrieren, welche zeitlichen Beziehungen sie zueinander besitzen. Diese grafische Darstellung ist äußerst hilfreich, um die Übersicht beim Planen zu behalten.

Ressourcen für Vorgänge und Vorgangsdauer schätzen

Nun folgt einer der wichtigsten Aufgaben während der Projektarbeit: Der Projektleiter entwickelt gemeinsam mit dem Team einen Meilensteinplan. Dazu schätzen Experten die Dauer eines einzelnen Vorganges. Auch die Art und Menge von Material und Personal wägen sie ab. Idealerweise orientieren sich die Teammitglieder nach den Arbeitspaketen des Arbeitsstrukturplanes. Je kleiner diese Pakete sind, desto genauer sind deren Schätzungen. Sinnvoll ist es, wenn jedes Teammitglied sein eigenes Arbeitspaket bewertet. Unterstützung finden die Experten in verschiedenen Werkzeugen. Dazu zählen: analoge und parametrische Schätzungen sowie Dreipunktschätzungen. Sind mehrere Experten in einer Gruppe an der Schätzung beteiligt, verbessert sich das Ergebniss, da vielfältige Meinungen und Blickwinkel in die Entscheidung einfließen. Wichtig: Der Projektleiter sollte sich hüten, umfangreiche Puffer einzuplanen. Das ist keine akzeptable Projektmanagement Praxis.

Termin-UhrZeitplan entwickeln

Zu den bekanntesten Werkzeugen, einen Zeitplan zu entwickeln, zählt die Methode des kritischen Pfades. Dieser verbindet alle Vorgänge zu einem Weg durch das Netzwerkdiagramm. Der Weg läßt sich zeitlich nicht weiter kürzen, ohne das die Vorgänge selbst gekürzt werden. Die Methode unterstützt den Projektleiter einzuschätzen, ob und welches Problem im Netzplan sofort behandelt werden muss.

Der Zeitplan orientiert sich an der Baseline des Projektes. Der Projektleiter sollte sie nur mit Ausnahmen ändern. Lässt sich das nicht vermeiden, nutzt er den formalen Änderungsprozess.

Zeitplan steuern

Für den Projektleiter ist es ratsam, den Zeitplan proaktiv durch das Projekt zu steuern. Unregelmäßigkeiten, die Einfluss auf die Meilensteine haben könnten, identifiziert er mit Hilfe des Risikomanagements. Korrekturen und Änderungen lässt er durch den Überwachungs- und Steuerungsprozess bestätigen. Steigen die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen oder zu anderen Projekten, sorgt er für mehr Kommunikation an den Schnittstellen. Dazu nutzt er sein Wissen aus dem Kommunikationsmanagement.

Tipps für ein besseres Zeitmanagement – Produktivität steigern

Zeit ist ein sehr wichtiger Faktor im Leben. Wir alle streben danach, unsere Zeit möglichst sinnvoll und produktiv zu nutzen und keine Zeit zu vergeuden. Allerdings fällt es uns nicht immer so leicht zu entscheiden, was gerade wichtig ist und was eher noch warten kann. Gerade in stressigen Zeiten fühlen wir uns oft überfordert und verlieren den Überblick. Es gibt allerdings ein paar einfach Tipps und Tricks, wie man selbst in den stressigsten Zeiten einen kühlen Kopf bewahren kann und die eigene Produktivität steigern kann.

Review zum OpenSource Tool ProjectLibre

Projekte gezielt in Organisationen zu steuern ist eine schwierige Aufgabe. Mit der richtigen Planungssoftware behalten Firmen und Projektleiter jedoch stets den Überblick. In der Liste der heute verfügbaren Lösungen für Projektmanagement gibt es ein großes Gerangel zwischen dem Marktführer Microsoft Project und den zahlreichen Konkurrenten. Wobei Microsoft ganz klar am Ziel vorbei schießt wenn es um Übersichtlichkeit und einfaches Handling geht. Schauen wir uns eine interessante Alternative an, die es wirklich in sich hat.