Projekte können beispielsweise Güter oder Dienstleistungen sein. Aber auch Inhouse-Projekte, Events oder Innovationen können in der Wirtschaft als Projekt eingestuft werden. In der Regel durchlaufen die Projekte innerhalb des Unternehmens unterschiedliche Stufen. Die bekannteste Variante ist der Produktlebenszyklus, der die einzelnen Lebensphasen des Produkts abbildet (Entwicklung, Einführung, Wachstum, Reife, Sättigung und Degeneration). Mit Hilfe des Projektmanagements können die Produktlebensphasen begleitet und gesteuert werden.
Bei erfolgreichem Projektabschluss können die dokumentierten Ergebnisse und Erkenntnisse des Projektmanagement außerdem auf Folgeprojekte übertragen werden. Für den Projekterfolg des laufenden und nachgelagerten Projekts ist ein ausgereiftes Qualitätsmanagement eine grundlegende Voraussetzung.
Speziell im IT-Projektmanagement sind Unternehmen häufig auf flexible Methoden und Modelle angewiesen, die zeitgemäß ausgerichtet sind und am schnelllebigen technologischen Markt orientiert sind. Dabei kann zwischen dem klassischen und dem agilen IT-Projektmanagement unterschieden werden.
Qualitätsmanagement im Projektmanagement
Im Rahmen des Projektmanagements werden unterschiedliche Methoden des Qualitätsmanagements genutzt. Ziel ist es, durch das Qualitätsmanagement den Projekterfolg sicherzustellen. Dabei werden im Wesentlichen drei Phasen im Qualitätsmanagement unterschieden:
1. Qualitätsplanung zur Definition der Qualitätsziele und präventiver Maßnahmen zur Qualitätssteigerung
2. Qualitätssicherung zur Messung der in der Planungsphase definierten Projektqualität und zur Umsetzung qualitätssichernder und qualitätssteigernder Maßnahmen
3. Qualitätssteuerung zur Steuerung und Durchführung relevanter Maßnahmen für die Qualitätssicherung, beispielsweise durch die Bereitstellung von Ressourcen.
Methoden des IT-Projektmanagements
IT-Projekte kennzeichnen sich insbesondere durch eine flexible Reaktion an die sich am Markt entwickelnden Veränderungen. Globalisierung, technischer Fortschritt und innovative Neuheiten können zu rasanten, unvorhergesehenen Anforderungen im laufenden IT-Projekt führen, wodurch die Projekte als hoch komplex eingestuft werden können. Um trotz der Komplexität und der Entwicklungen am Markt ein erfolgreiches Projektmanagement durchführen zu können, kann das Unternehmen zwischen dem klassischen und dem agilen Projektmanagement wählen.
Das klassische Projektmanagement richtet sich im Wesentlichen nach den Phasen der Projektdefinition, Projektplanung, Projektdurchführung, Projektkontrolle und dem Projektabschluss. Dabei werden bestimmte Vorgabedokumente erstellt und Dokumentationen über die Projektphasen erstellt. In der Anfangsphase des klassischen Projektmanagements werden SMARTE Ziele konkret definiert und mit Meilensteinen hinterlegt. Bis zur Projektumsetzung werden konkrete Systemanforderungen an das IT-Projekt festgelegt und umgesetzt. Change Requestes (weitere / veränderte Anforderungen) hingegen werden erst nach der Projektumsetzung berücksichtigt.
Das agile IT-Projektmanagement setzt die Grundannahme, dass bestimmte Projekte für starr ablaufende Projektphasen zu komplex sind. Agile Methoden bietet beispielsweise die Scrum Methode, wobei eine enge Zusammenarbeit zwischen Projektauftraggeber und Projektteam im Vordergrund steht. Mit der Scrum Methode werden neue Projektanforderungen oder Projektänderungen kurzfristig aufgenommen und werden nicht erst nach der Projektumsetzung berücksichtigt. Dies ermöglicht während des Projekts eine flexible Anpassung an die Anforderungen, die am Markt entstehen.
Chancen und Risiken im IT-Projektmanagement
Das klassische IT-Projektmanagement bietet eine standardisierte Vorgehensweise, wodurch ein gezielter Vergleich mit Vorgänger- und Nachfolgeprojekten möglich ist. Die standardisierten Methoden und Formulare bieten sich an, um Know-How in der Durchführung des Projektmanagements weiterzugeben und kontinuierlich aufzubauen. Die gleichbleibenden Abläufe können außerdem für einen Kostenvorteil sorgen, da nach einer bestimmten Einarbeitungszeit auf umfangreiche Schulungen verzichtet werden und das Personal routiniert arbeiten kann. Allerdings werden im klassischen IT-Projektmanagement Änderungen und neue Anforderungen erst nach der Projektumsetzungsphase berücksichtigt. Dadurch können Alleinstellungsmerkmale und die Unternehmensreputation verloren gehen, wodurch geringere Umsätze und höhere Marketingkosten erwartet werden können.
Beim agilen IT-Management wird flexibel auf neue Anforderungen und Änderungen im Projekt eingegangen. Agile Methoden, wie die Srum Methode, ermöglichen im laufenden IT-Projekt eine gezielte Ausrichtung auf die Anforderungen von Markt und Kunde. Die flexible Reaktion auf Veränderungen kann zu Zeit- und Qualitätsvorteilen gegenüber konkurrierenden Unternehmen führen. Dies kann wiederum zu einer Steigerung der Unternehmensreputation und höheren Umsätzen führen. Aufgrund der Komplexität und dem zeitintensiven Aufwand des agilen IT-Projektmanagements werden Know-How-Träger in der Regel über einen längeren Zeitraum aufgebaut wodurch erhöhte Kosten, in Bezug auf Weiterbildungsmaßnahmen und Personalkosten, für das Unternehmen entstehen können. Der Aufwand des agilen IT-Projektmanagements kann außerdem bei kurzfristig auftretenden Anforderungen oder Änderungen zu einer zeitintensiven Überarbeitung im Projektmanagement führen, wodurch erhöhter Personalbedarf (und damit erhöhte Kosten) entstehen können.
