Die perfekte Projektablage – Struktur in der Dateiverwaltung

Dateiablage

Ein wesentlicher Punkt für ein erfolgreiches Projektmanagement und Audits – nicht erst im Nachgang eines Projekts, sondern idealerweise schon während dessen Umsetzung – ist die Projektablage und der Einsatz der zu Ihrem Projekt passenden Ablagestruktur.

Im Laufe der Durchführung eines Projekts sammelt sich meist ein Haufen an Informationen in Form virtueller Dokumente an. Hier gilt es, Transparenz in die Projektdokumentation zu bringen und den Überblick zu behalten, um Informationen bei Bedarf schnellstmöglich zur Hand zu haben.

Eine zentrale Projektablage und damit Projektdokumentation stellt sicher, dass sich die Daten eines Projekts – ob es nun um inhaltliche Dinge geht oder Rechnungen – an einem Ort befinden, auf den alle Beteiligten Zugriff haben. Unübersichtlichkeit in Form von zahlreichen Ordnern, über die nur eine oder wenige Personen – und im schlimmsten Fall niemand mehr – einen Überblick hat, wird so Einhalt geboten. Ein „Chaos auf dem Server“ kann durch das Verfolgen eines einheitlichen Ablagestandards gar nicht erst entstehen und lange Suchzeiten durch Nachfragen bei Kollegen werden vermieden. Zu beachten ist also die einheitliche Ablage und Benennung der Dateien.

Eine unzureichende Archivierung von Projektdaten kommt einer Verschwendung von Zeit und Energie und damit einem Schmälern des Projekterfolgs gleich. Wartezeiten und Unterbrechungen entstehen unter anderem durch folgende Probleme:

• Das Suchen von Dokumenten auf dem Server oder die Suche nach dem richtigen Ordner für das Abspeichern
• Doppelte Arbeit, wenn die falsche Version eines Dokuments verwendet wurde, weil die verschiedenen Versionen nicht am selben Ort oder mit uneinheitlicher Benennung abgelegt waren
• Zugriff auf ein Dokument wird verweigert, weil es keinen gemeinsamen Ablageort gibt; interne Nachfragen sind nötig und mehrere Projektmitglieder verlieren Zeit

Zugriff

Es gilt Transparenz herzustellen, das heißt, alle am Projekt beteiligten Personen sollten Zugang auf die Projektablage bekommen. Wenn allerdings externe Dienstleister am Projekt mitwirken, kann es sinnvoll sein, diese von bestimmten Ordnern oder Dateien auszuschließen. Je nachdem lassen sich Zugriffsrechte auch durch die Vergabe von Schreib- beziehungsweise Leserechten regulieren, das bedeutet, dass Personen, die lediglich Leserechte erhalten, zwar auf die Dokumente Zugriff haben und diese anschauen können, allerdings keine Änderungen vornehmen können.

Sehr gut für die gemeinsame Ablage eignen sich Filehosting-Dienste wie Dropbox oder OneDrive, die Ihnen und Ihrem Team einen klar strukturierten Arbeitsbereich zur Verfügung stellen und Zugriff von allen Endgeräten bieten.

Klare Zuständigkeiten

Unerlässlich beim Einrichten und Pflegen eines zentralen Ablageorts ist auch das Schaffen klarer Zuständigkeiten. Über diese sollten alle Projektmitglieder informiert sein und über Aktualisierungen auf dem Laufenden gehalten werden. Der- oder diejenige, die die Verantwortung übernimmt, ist für das Anlegen und Archivieren der Ordner zuständig.

Struktur der Ablage

Es macht Sinn die Ablagestruktur an der Projektstruktur zu orientieren. Beispielsweise kann der Projektstrukturplan (PSP) als Vorlage genutzt werden, um eine Ordnerstruktur gemäß dem Aufbau des Projekts zu entwerfen. Im Projektordner können Teilprojektordner angelegt werden, diese wiederum werden mit Ordnern für die einzelnen Arbeitspakete gefüllt. So sind Zugehörig- und Abhängigkeiten auf den ersten Blick gut erkennbar. Ob Sie die Ablage aber am PSP ausrichten oder eine andere Struktur bevorzugen, bleibt Ihnen überlassen – wichtig ist nur, dass Sie einen einheitlichen Standard für die Gliederung etablieren und auch einhalten.

Desweiteren ist die Ablageform abhängig von den Eigenschaften Ihres Projekts – von dessen Größe, Profil und Aufbau. Wenn zum Beispiel ein Projekt mehrere Unternehmensstandorte umfasst oder stark hierarchisch strukturiert ist, kann eine andere Form der Archivierung Sinn machen, als wenn es sich um ein kleineres Projekt handelt, das auf einen Standort begrenzt ist und in flachen Hierarchien abläuft.

Ein Beispiel verdeutlicht dies: Projekte, die in festen Phasen verlaufen – also beispielsweise klassisch geplante Projekte, die auch als „Wasserfallprojekte“ bezeichnet werden – werden sinnvollerweise in Ordnern abgelegt, die den einzelnen Projektphasen oder Meilensteinen entsprechen. Demnach könnten zum Beispiel die Ordner „Phase 2: Konzeptentwurf“ oder „Phase 3: Umsetzung“ geschaffen werden. Agilere Projekte hingegen, die mit Projektmanagementmethoden wie SCRUM arbeiten, können der Projektstruktur entsprechend in Sprints oder Reviews strukturiert werden.

Für komplexe Projekte kann das Anschaffen einer Software, also eines Dokumentenmanagementsystems Sinn machen. Allerdings sollten Sie nicht erwarten, dass die Software die ganze Arbeit für Sie macht; stattdessen müssen Sie sich zuvor Gedanken machen und festlegen, wie Sie Ihr Projekt dort strukturieren wollen. Eine gewisse Vorarbeit ist also auch hierfür nötig; alleine der Einsatz einer Ablagesoftware garantiert noch nicht das “Bestehen” eines Audits.

In jedem Fall ist es sehr hilfreich, wenn bereits vor dem Start des Projekts einheitliche Formulare existieren, die die Projektmitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit nutzen. Das können Vorlagen für Projektpläne, Verträge und das Stellen von Angeboten und Kostenvoranschlägen sein. Der Nutzen sind Zeitersparnis und Einheitlichkeit.