KVP

Höhere Qualität im Projektmanagement mit Hilfe von KVP!

KVP oder auch der Kontinuierliche-Verbesserungs-Prozess beschreibt, wie ein Verfahren innerhalb von kleinen Optimierungen dauerhaft und nachhaltig verbessert wird. Das Ziel ist eine vorteilhaftere Stellung im Hinblick auf die Konkurrenz oder die eigene Position auf dem Markt. Ein großer Vorzug von KVP ist, dass keine umfassenden Neuerungen nötig sind.

Änderungen erfolgen in Nuancen, welche sich langfristig und stetig auswirken. Im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung kann die Qualität von Produkten, des Services und auch von Prozessen gesteigert werden. Projekte jeglicher Art profitieren von diesem Verfahren aus dem Qualitätsmanagement.

Kontinuierliche Verbesserung: In 8 Schritten zur erhöhten Qualität

Der KVP Prozess wird seit den 90er Jahren verbreitet. Als Urheber gilt der Autobauer Toyota. Nachfolgend wird eine Variante der kontinuierlichen Verbesserung aufgezeigt. Allerdings gibt es kein festes Muster. Jeder kann, sofern sinnvoll und zielführend, weitere Aspekte einbauen oder andere auslassen.

  1. Aktuellen Zustand aufnehmen: Wie ist das Projekt derzeit gestaltet?
  2. Unnötige und komplizierte Arbeitsschritte identifizieren: Wo kann Zeit gespart werden? Welche Aufgaben werden unnötig kompliziert erledigt?
  3. Fehleranalyse: Wo können Optimierungen durchgeführt werden?
  4. Arbeitsvorgänge vereinfachen: Werden Tätigkeiten möglichst wertschöpfend ausgeführt?
  5. Veränderungen kontrollieren: Wurden Verbesserungen erzielt oder gibt es neue Baustellen?
  6. Änderungen in den Arbeitsablauf geben: Nach dieser Testphase, sofern sie mit Erfolgen belegt werden kann, sind die Veränderungen großflächig zu übernehmen.
  7. Vorgehensweise dokumentieren: Die kontinuierliche Verbesserung sollte schriftlich festgehalten werden. So kann jederzeit zum Ursprungszustand zurückgekehrt werden. Auch für eine Analyse ist dies hilfreich.
  8. Von vorne beginnen: KVP ist keine umfassende, aber eine dauerhafte Maßnahme. Die regelmäßige Verbesserung ist das Ziel!

Die Dokumentation ist ein wesentlicher Schritt. Im Projektmanagement gibt es hierfür den Namen „Lessons Learned“. Diese „gelernten Lektionen“ beruhen auf praktischen Erfahrungen und können weitere Optimierungen offenbaren. Zudem kann der Vorgang auf andere Arbeitsbereiche transportiert werden, um die Qualität zu erhöhen.

KVP und seine Vorteile in Bezug auf die Qualität im Projektmanagement

Der größte Vorzug der kontinuierlichen Verbesserungen ist, dass keine aufwändigen Maßnahmen ergriffen werden müssen. Es handelt sich um ein Konzept, welches die Qualität Schritt für Schritt erhöht. Hierbei werden immer wieder neue Erkenntnisse gewonnen, welche in den Arbeitsablauf einzuflechten sind.

Weitere Vorteile von KVP:

  • Verbesserung und Optimierung vorhandener Arbeitsabläufe
  • Einsparung und bessere Verwendung von Ressourcen
  • Erhöhung der Qualität von Produkten
  • Steigerung der Zufriedenheit von Kunden
  • Reduktion der Verschwendung innerhalb des Prozesses
  • Synergien: Erkenntnisse können auf andere Arbeitsbereiche transportiert werden
  • Verringerung des Leistungsdrucks bei Mitarbeitern und in der Führung
  • Verbesserung des Zusammenhalts und der Teamarbeit
  • Innovationen werden regelmäßig angeregt und durchgeführt
  • KVP steigert die Kreativität der Mitarbeiter

Kontinuierliche Verbesserung muss jedoch zum Arbeitsgefühl werden. Wenn nicht ständig und aufrichtig nach Maßnahmen zur Verbesserung gesucht wird, werden auch keine Ergebnisse abgeliefert. Erkenntnisse sind zu kommunizieren und müssen in eine Optimierung umgemünzt werden.

Praktische Beispiele zur Qualitätssteigerung durch KVP

KVP ist ein Konzept, welches in unterschiedlichen Bereichen ansetzt. Es ist nicht auf einen Sektor der Arbeit limitiert. Aus diesem Grund können auch die nachfolgenden Beispiele weit gefächert werden.

  • Aktenablage: Sind auf jedem Schreibtisch Fächer für Akten vorhanden, die sich durch eine unmissverständliche Beschriftung auszeichnen.
  • Maschinenqualität: Werden bei der Erzeugung eines Produktes zu viele Fehler gemacht, so ist die Qualität der Maschine zu verbessern.
  • Fortbildung: Arbeiten bestimmte Mitarbeiter zu langsam oder fehleranfällig, so kann eine Weiterbildung Abhilfe schaffen. Auch Seminare zur Schulung von Außendienst-Mitarbeitern können hilfreich sein, um den Absatz zu steigern.
  • Zusammenlegen: Werden Arbeiten verzögert weil zu viele Mitarbeiter involviert sind? Durch eine leichte Umverteilung der Zuständigkeiten können Ressourcen geschont werden.
  • Vorlagen: Das Anfertigen von konkreten Vorlagen für bestimmte Arbeitsabläufe vereinfacht das Anfertigen von Dokumenten.

Viele Maßnahmen der kontinuierlichen Verbesserungen werden nach der PDCA-Logik vorgenommen. Planen, Ausführen, Kontrollieren und Umsetzen sind die maßgeblichen Schritte bei diesem KVP Plan.

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