Zu jedem Projektstart gehört auch ein Projekt Kick-Off. Im Projekt Kick-Off werden die wesentlichen Inhalte des Projektes in einem Meeting mit möglichst alles Projektbeteiligten (Stakeholder) durchgesprochen. Das Kick-Off Meeting ist ein fester Bestandteil im Projekt-Planungsprozess.
Wer sollte das Projekt Kick-Off durchführen?
Das Projekt Kick-Off Meeting sollte möglichst mit allen Projektbeteiligten durchgeführt werden. Die Leitung kann dabei der Projektleiter übernehmen. Alternativ kann die Moderation dieses Meetings auch durch einen externen Moderator organisiert und geleitet werden. Es kann ebenfalls sinnvoll sein, dieses Meeting außerhalb der Büroräume, z.B. in den externen Tagungsräumen, durchzuführen. Dies bietet den Vorteil, dass die Mitarbeiter nicht abgelenkt werden durch das Tagesgeschäft und die gesamte Aufmerksamkeit dem Kick-Off gilt.
Wann sollte das Projekt Kick-Off Meeting stattfinden?
Zu Beginn des Projekts. Nachdem der Business Case (meistens der schriftlich festgehaltene Projektauftrag) für das Projekt steht und die Arbeitspakete und Meilensteine sollten bereits eingeplant sein.
Vorbereitung für das Kick-Off Meeting
Neben der Vorbereitung der Örtlichkeiten muss auch eine Agenda im Vorfeld erstellt werden. Diese Beinhaltet eine Liste der Themen, die bearbeitet werden sollen und einen Zeitslot, der für den jeweiligen Agendapunkt reserviert wird. Beispiel für eine Agenda zum Kick-Off Meeting:
- 08.00-09.00 Uhr: Vorstellung Teilnehmer
- 09.00-10.00 Uhr: Vorstellung Business-Case
- 10.00-10.30 Uhr: Pause
- 10.30-12.30 Uhr: Vorstellung der Meilensteine und grobe Übersicht der Arbeitspakete
- 12.30-13.00 Uhr: Pause
- 13.00-16.00 Uhr: Offene Fragen
Ganz wichtig ist es, die Agenda im Vorfeld, bestenfalls gleich mit der Termineinladung, zu versenden. So hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit sich auf den Termin bestmöglich vorzubereiten und ggf. noch Punkte zu ergänzen.
Protokoll zum Kick-Off Meeting
Damit das Besprochene nicht direkt nach dem Meeting in Vergessenheit gerät ist es sinnvoll ein Protokoll anzufertigen. Im Protokoll werden alle im Meeting festgelegten Entscheidungen sowie Informationen, die das Projekt betreffen dokumentiert. Nach dem Kick-Off Meeting sollte dies an alle Teilnehmer verteilt werden, damit diese dem Protokoll auch zustimmen können und ggf. Punkte ergänzen können.
Besorderheiten bei einem Projekt Kick-Off Meeting mit einem Lieferanten
Wenn das Projekt gemeinsam mit einem Lieferanten gestartet wird, ist es umso wichtiger im Kick-Off Meeting zu klären welche Ansprüche jeder an das Projekt hat. Dies kann mit Hilfe einer Brainstorming Session geschehen, beidem die Ergebnisse für alle Parteien sichtbar auf Flipcharts geschrieben werden. Ein Beispiel für die Struktur:
- Anforderungen an das Produkt
- Anforderungen an das Projektmanagement
- Anforderungen an die Zusamnenarbeit
Bei dieser Struktur sollte jeder Teilnehmen seine Erwartungen, Wünsche und Ziele aufzählen.
