Totalausfall im Rechenzentrum, drastische Budgetkürzungen, ausufernde Produktfunktionen, langfristiger Ausfall eines Experten durch Krankheit: Die Liste der Gefahren im Projekt ist lang und vielfältig (Risikoregister). Einige Projektleiter verdrängen die Bedrohungen. Sie hoffen, der Kelch geht an Ihnen vorbei. Doch wenn der Ernstfall eintritt, haben sie keine Lösung parat, die sie aus der Schublade ziehen können. Dann sind sie überrascht und von den Ereignissen überrumpelt. Der professionelle Projektleiter lässt sich ungern überraschen. Er akzeptiert Schwierigkeiten während des Projektes. Deshalb richtet er seine volle Aufmerksamkeit auf das Risikomanagement. Dabei schließt er nicht aus, dass ein Flugzeug auf das Rechenzentrum stürzen könnte. Auch ein Erdbeben wäre in der Lage, die vollständige technische Infrastruktur zu zerstören. Doch der Projektleiter fokussiert seinen Blick auf die Risiken, die die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit besitzen und den größten Projektschaden anrichten können. Risiken zu managen heißt für ihn, mit Augenmaß zu agieren. Deshalb etabliert er ein angemessenes und wirtschaftliches Risikomanagement in seinem Projekt.
Vier Schritte zum erfolgreichen Risikomangement
Das effektive Risikomanagement besteht aus vier Schritten. Im ersten Schritt identifiziert der Projektleiter gemeinsam mit seinem Team und den Stakeholder die bekannten Risiken. In separaten Workshop und mit Hilfe von Kreativitätstechniken, erstellen die Beteiligten eine Liste, die alle denkbaren Risiken beinhaltet. Diese Liste bezeichnet das PMBook, die Bibel des international zertifizierten Projektmanagers, als Risikoregister. Im zweiten Schritt bewerten sie die Risiken. Die Teilnehmer stellen sich zwei Fragen: Mit welcher Wahrscheinlichkeit wird das Risiko eintreten? Welchen Schaden kann es anrichten? Der Projektleiter konzentriert sich dabei nicht auf alle Risiken mit der gleichen Intensität. Er und sein Team haushalten mit ihren Ressourcen, in dem sie sich auf die wichtigsten Risiken konzentrieren. Im dritten Schritt trifft der Projektleiter Vorkehrungen, um den Gefahren zu begegnen, die die Risiken mit sich bringen. Dabei nutzt er verschiedene Strategien: Vermeiden, Verhindern oder Übertragen. In meinem Beitrag über das PMI Wissensgebiet Risikomanagement finden Sie dazu weitere Informationen. Im vierten und letzten Schritt steuert und überwacht der Projektleiter die eingeleiteten Maßnahmen.
Erfassen Sie sämtliche Risiken in einem Risikoregister
Mit dem Risikoregister behält der Projektleiter und sein Team die gesamte Situation im Auge. Das Risikoregister enthält alle identifizierten Risiken. Jedem Risiko sind Informationen über dessen Eintrittswahrscheinlichkeit sowie Auswirkungen auf das Projekt zugeordnet. Für jedes Risiko ist ein Verantwortlicher aus dem Projektteam durch den Projektleiter benannt. Gemeinsam entwickeln sie Maßnahmen, die das Risiko entweder vermeiden, verhindern oder es extern übertragen. Der Projektmitarbeiter ist verantwortlich, die Maßnahmen über den gesamten Projektablauf zu steuern. Während des regelmäßigen Teammeetings berichtet er regelmäßig über den „Stand der Dinge“.
Halten Sie das Risikoregister immer aktuell
Das Geheimnis des Erfolges liegt in der Beständigkeit des Ziels. Der Projektleiter entschied bereits während der Planungsphase, dem Risikomanagement hohe Aufmerksamkeit zu widmen. Nichts soll dem Zufall überlassen werden. Er hat den Anspruch, während des gesamten Projektes die Kontrolle über erwartete und unerwartete Zwischenfälle zu behalten. Sich in Sicherheit zu wiegen, nachdem er Risiken analysierte und Vermeidungsstrategien plante, wäre die falsche Strategie und gefährlich für das Projekt. Risiken folgen gern den Projektalltag unerkannt und schemenhaft, ohne Schaden anzurichten. Doch treten sie aus dem Schatten und zeigen sich, sind alle Beteiligte überrascht. Plötzlich müssen sie agieren und versuchen den Strom der Ereignisse zu bremsen, um ihm seine gefähliche Geschwindikeit zu nehmen. Leider ist es nun für planvolles Handeln zu spät. Um derart Situationen zu vermeiden, behält der Projektleiter die Risiken ständig im Auge insbesondere während der Ausführungsphase. Er weiß, dass sich Risiken während der Projektlaufzeit verändern können. Einige beeinträchtigen das Projekt zunächst nicht wesentlich, doch später im Projektablauf entfalten sie ihre zerstörerische Kraft. Andere kommen mit großem Getöse daher, doch spielen sie ab einem bestimmten Zeitpunkt keine entscheidende Rolle mehr. Der Projektleiter ist gut beraten, dem Risikomanagement einen festen Platz im Projektalltag einzuräumen. Einmal im Monat lässt er sich von seinen Projektmitarbeitern, über den Stand des Risikomanagements berichten. Er stellt seinem Team diese Fragen: Ist das Risiko noch realistisch? Ist die derzeit ermittelte Eintrittswahrscheinlichkeit aktuell? Mit welchen neuen Risiken müssen wir rechnen?
Meine Empfehlungen
- Identifizieren Sie alle Risiken bereits während der Planungsphase. Nutzen Sie die Schwarmintelligenz Ihres Teams und der Stakeholder.
- Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Risiken. Das sind die, die die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit besitzen und den größten Einfluss auf das Projekt ausüben.
- Delegieren Sie die Überwachung und Steuerung der Maßnahmen zur Bekämpfung eines Risikos an einen Mitarbeiter Ihres Teams. So geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Verantwortung. Sie schaffen für sich mehr zeitliche Freiräume und erhalten mehr Zeit, um das Große und Ganze im Auge zu behalten.
- Geben Sie dem Risikomanagement einen festen Platz in Ihren turnusmäßigen Teammeetings.
- Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Risiken vollständig sind und ob deren Einfluss aktuell eingeschätzt ist.
