Ein Projekt beteiligt für gewöhnliche unterschiedliche Personen, die Stakeholder. Jeder betrachtet das Vorhaben aus einem anderen Blickwinkel. Es kommen verschiedene Vorstellungen zusammen, werden Qualifikationen und Wertvorstellungen eingebracht.
Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es notwendig die Stakeholder zu ermitteln und miteinander in Verbindung zu setzen. Eine Kategorisierung und Bewertung der Personen oder Gruppen ist vorzunehmen. Auf diesem Weg wächst das Verständnis des Projektleiters bezüglich der Handlungsweisen von Personen(gruppen).
Stakeholder: Definition und Abgrenzung
Der Begriff Stakeholder könnte auch mit Projektbeteiligte übersetzt werden. Es handelt sich um eine Person, Organisation oder Gruppe von Menschen, die aktiv am Projekt beteiligt ist. In diesem Sinne ist der Stakeholder befähigt Einfluss (positiv oder negativ) auf das Ergebnis zu nehmen. Eine allgemeine Definition ist kaum durchführbar, da die Projektbeteiligten je nach Vorhaben variieren.
Die Zusammensetzung des Wortes Stakeholder besteht aus den englischen Begriffen „stake“ und „holder“ für Anteil und Besitzer. Ein wichtiger Aspekt für die Projektleitung ist, dass es nicht sämtlichen Beteiligten Recht gemacht werden muss. Aber die jeweiligen Betrachtungswinkel der beteiligten Personen müssen, um optimal reagieren und interagieren zu können, nachvollzogen werden.
Eine Unterscheidung kann zwischen externen und internen Interessengruppen vorgenommen werden.
| Externe |
Interne |
| Diese Personen oder Gruppen sind nicht im direkten Umfeld der Ausführung anzutreffen. Sie können aus der Politik, der Verwaltung, oder der Gesellschaft stammen. Aber auch Vereine, Verbände, Kammern und Medien sind zu berücksichtigen. | Hier werden Beteiligte erfasst, welche aktiv im Umfeld vorzufinden sind. Die Führung, Management-Spitze, Gewerkschaften, das Controlling oder die Qualitätskontrolle können ebenso angeführt werden, wie die Projektleitung und Berater. |
Eine Fehlkalkulation kann ein Projekt zum Stillstand bringen. Die Stakeholderanalyse wird auch als Kraftfeldanalyse oder Umfeldanalyse beschrieben.
Stakeholder finden, organisieren und dokumentieren!
Der Prozess der Stakeholderanalyse umfasst drei Schritte, die nachfolgend vorgestellt werden.
- Stakeholder finden
Zu Anfang ist die Identifizierung der Stakeholder meist schwierig. Schon hier sollte jedoch die Frage „Welche Personen oder Interessengruppen sind aktiv oder passiv am Projekt beteiligt?“ im Fokus stehen. Zunächst gilt es eine Übersicht des Projektumfeldes anzufertigen. Wer die folgenden Fragen beantwortet, wird einen Katalog an Beteiligten zusammenstellen können.
- Welche internen und externen Abteilungen sind vom Projekt direkt oder indirekt betroffen?
- Wo gibt es Änderungen in Prozessen und welche Gruppen sind hiervon betroffen?
- Sind externe Gruppierungen (Vereine, Verbände, etc.) in gesetzlicher, politischer, technologischer oder marktorientierter Hinsicht betroffen?
Bei der Analyse muss zwischen einer internen und externen Betrachtungsweise des Projektes gewechselt werden, um alle Beteiligten zu ermitteln und zu berücksichtigen.
- Stakeholder organisieren
Die Analyse muss aus unterschiedlichen Gesichtspunkten heraus erfolgen. Jetzt wo eine Sammlung der Interessengruppen vorliegt, bietet sich eine Sortierung nach dem Einfluss an. Es kann ein Chart angefertigt werden, wo die jeweiligen Projektbeteiligten auf einer Achse mit Wenig/Durchschnittlich/Hoch und auf der anderen Achse mit Pro/Neutral/Contra eingeteilt werden.
Diese Einteilung ermöglicht eine Übersicht, welche den Einfluss auf das Projekt, in positiver oder negativer Hinsicht aufzuschlüsseln. Um diese Sortierung vorzunehmen, muss die jeweilige Position der Stakeholder eingenommen werden, um Änderungen aus ihrer Sicht zu analysieren.
- Stakeholder dokumentieren
Neben dem erstellten Chart eignet sich eine Tabelle am ehesten, um die Interessengruppen, ihre Interessen und potentielle Auswirkungen (in positiver und negativer Hinsicht) auf das Projekt festzuhalten. Hierbei ist bei jeder Analyse eine neue Tabelle anzufertigen, um nicht in bekannte Muster zu verfallen und gegebenenfalls Stakeholder zu übersehen.
Die tabellarische Übersicht kann die Rolle des Beteiligten, eine kurze Beschreibung, die Verfügbarkeit, ihr Spezialgebiet und weitere Informationen, wie die Befugnis für Entscheidungen oder den Grad der Projektbeteiligung aufführen. Wird die Übersicht noch mit einem Ansprechpartner, der Telefonnummer und E-Mail versehen, so wird zudem die Kontaktaufnahme mit dem Stakeholder erleichtert.