Über den Einsatz von Kanban im Projektmanagement

Jedes Projekt, jede Entwicklung und Ausarbeitung einer Idee wie auch jeder Prozess unterliegt bestimmten ökonomischen Anforderungen, deren Umsetzung dazu beiträgt, die Wertschöpfungskette zu optimieren. Mit Kanban beginnt diese Umsetzung der ökonomischen Anforderungen bereits in den ersten Schritten einer Unternehmung, die Methode ist deshalb oft integrierter Bestandteil der Planung.

Woher kommt Kanban?

Das Wort Kanban entstammt der japanischen Sprache und bedeutet übersetzt „Signal-Karte“. Entwickelt wurde Kanban von dem Ingenieur Taiichi Ohno, der in den 50er-Jahren als Produktionsleiter bei Toyota arbeitete. Ohno analysierte die Produktionssystematik von Henry Ford, wobei er die fehlende Effizienz in der variantenreichen Massenfertigung bei Ford bemängelte. Ein Punkt hierbei war die Bereitstellung von Material nicht anhand des tatsächlichen Bedarfs, sondern aufgrund reiner Einkaufstechnischer Vorgaben wie etwa der günstige Preis bei großer Menge. Dies hatte zur Folge, dass Lagerbestände anwuchsen und so eine unnötige Bindung von Kapital und Ressourcen erfolgte. Zudem wurde bis zur Einführung der Kanban-Methode die Materialbedarfsplanung zentral gesteuert, eine flexible Einflussnahme auf die Vorratshaltung durch die Produktion war nicht vorgesehen. Entsprechend hoch musste die Bevorratung von Materialien ausfallen, um diese fehlende Flexibilität auszugleichen. Natürlich muss hierbei berücksichtigt werden, das zu dieser Zeit die Einführung von vernetzten Computer-Systemen noch in weiter Ferne lag und die Nachrichtenübermittlung noch mittels Fernschreiber und Telefon erfolgte.

Taiichi Ohno führte mit Kanban eine Methode ein, die es ermöglichte, die aufwändige, auf die gesamte Prozesskette aufgesetzte Planung des Materialbedarfs auf autonome Regelkreise zu reduzieren. In denen einzelnen Prozessschritten waren von nun an die jeweiligen Mitarbeiter für die Nachversorgung der Materialien nach Bedarf verantwortlich. Ein prägendes Merkmal dieser Methode waren örtlich eingerichtete Lager oder auch Handlager mit entsprechenden Lagerfachkarten, über deren Handhabung eine bedarfsgerechte Nachbestellung erfolgte. Diese Methodik unter Anwendung von Lagerkennzahlen ist noch heute der Standard in den meisten Produktions- und Handelsbetrieben, wobei die Lagerfachkarte inzwischen durch entsprechende Soft- und Hardware weitgehend ersetzt wurde.

Kanban im Projektmanagement

Die Methode der kommunizierenden, aber trotzdem selbstständig arbeitenden Regelkreise innerhalb der Produktion lässt sich auch auf das Projektmanagement, etwa in der Softwareentwicklung, übertragen. Gerade bei Projekten mit einem hohen und komplexen Volumen an Mitarbeitern und Aufgabenstellungen lässt sich die Kanban-Methodik sehr gut anwenden, da sich hier Parallelen zur Planung von Prozessketten beziehungsweise Wertschöpfungsketten ergeben. Im Endeffekt ist eine optimale Projektierung ebenso eine Wertschöpfung, wobei es im Projektmanagement hauptsächlich um die Einsparung von Zeit geht.

Während es in der Produktion um eine schlanke, unterbrechungsfreie Fertigung geht, wird Kanban im Projektmanagement dazu verwendet, das Projektziel mit dem geringstmöglichen Aufwand bei optimalem Ergebnis zu erreichen. Dazu kommen bestimmte Praktiken zur Anwendung, die wie folgt gegliedert sind:

  1. Die Visualisierung der Arbeit.
    Über ein Whiteboard oder auch Kanban-Board werden in Spalten die verschiedenen Prozessschritte den Projektteilnehmern aufgezeigt. In jeder Spalte sind unterschiedliche Anforderungen als sogenannte Tickets angelegt, die von den einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen des Projekts abgearbeitet werden und so als Bestandteil des Gesamtprojekts auf dem Whiteboard von links nach rechts während der Projektzeit von Spalte zu Spalte weiter wandern.
  2. Eingrenzung der Arbeit.
    Jeder Projektmitarbeiter oder jedes Team arbeitet nur die Menge an Tickets ab, die für diesen Bereich vorher festgelegt wurde und erst wenn diese Arbeit erledigt ist, darf aus der vorhergehenden Spalte ein weiteres Ticket übernommen werden.
  3. Messung des Projektflusses.
    Alle Arbeitszeiten werden exakt festgehalten und, wenn möglich, eine orientierende Vorgabe gemacht. In regelmäßigen Meetings werden diese Zeiten überprüft und eventuell das jeweilige Ticket in seinem Inhalt angepasst, um eine Verengung oder einen Stau des Projektflusses zu verhindern.
  4. Explizite Regel-Definition.
    Für die Projektbearbeitung werden die Regeln zur Abarbeitung der Tickets genau festgelegt.
  5. Verbesserungsvorschläge.
    Jeder Projektmitarbeiter wird dazu aufgefordert, Verbesserungsvorschläge einzubringen, die in den Meetings diskutiert werden.

Vor- und Nachteile von Kanban

Neben Kanban kommt im Projektmanagement auch der Vorgehensrahmen „Scrum“ zur Anwendung. Im Gegensatz zu dieser Methode zeigt sich Kanban einerseits in einigen Bereichen als unflexibel, etwa der Abarbeitung von Tickets, andrerseits kommen Schätzungen und damit auch Fehleinschätzungen beim Kanban kaum vor, bei Scrum gehören sie dazu.

Vorteile von Kanban:

  • Flexible Rollenverteilung
  • Jederzeitige Übersicht auf den Gesamtprozess
  • Kontinuierliche Pflege des Entwicklungsstandes

Nachteile von Kanban:

  • Höherer Aufwand im Controlling
  • Eventuell fehlende Mitarbeiter-Disziplin

1 Kommentar

  1. Guten Morgen! Ich muss sagen, dass ich schon lange inhaltlich so komprimierten und zugleich an wichtigen Informationen reichen Artikel nicht gefunden habe. 🙂 Weil ich zum Inhalt schon nicht hinzufügen kann, möchte ich ein Werkzeug empfehlen. Doch ist Praxis genauso wichtig wie Wissen 🙂 Ich verwende in der letzten Zeit Kanban Tool (https://kanbantool.com/de). Mitglieder von meinem Team und ich selbst meinen, dass dieses Tool am meisten unsere Arbeit erleichtert. Es ermöglicht die Visualisierung der Aufgaben, was groβen Einfluss auch auf Kontrolle der Arbeit der Mitarbeiter hat. Sie können es selbst ausprobieren 🙂 Viele liebe Grüβe!

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