Im Rahmen des Projektstrukturplans werden sogenannte Arbeitspakete definiert. Der gesamte Plan enthält zahlreiche Pakete, die auch als Arbeitsschritte definiert werden können. Der Projektstrukturplan fächert sich nach unten hin immer weiter auf. Ganz oben steht das Projekt selber. „Hausbau“ oder „Anlage Garten“ wären geeignete Oberbegriffe.
Die einzelnen Arbeitspakete sind bestenfalls noch mit weiteren Details zu versehen. Weiterhin kann eine Einteilung des Arbeitsvolumens und der finanziellen Aufwendungen vorgenommen werden. Dadurch wird eine grundlegende Übersicht über die zu erledigenden Arbeiten, die Ausgaben und den die Arbeitsaufteilung erstellt.
Was ist ein Arbeitspaket und wie wird es gestaltet?
Das Arbeitspaket ist der kleineste Schritt beim Projektstrukturplan. Lautet das Projekt „Anlage Garten“, so wäre ein Teilprojekt beispielsweise als „Gartenhäuschen“ und ein Arbeitspaket als „Fundament anlegen“ zu bezeichnen. Beim Projektplan kann es diverse Gliederungsebenen geben.
Selbst Teilprojekte werden noch in Arbeitspakete gegliedert. Eine Aufteilung wird hierbei so lange vorgenommen, bis auch der letzte Arbeiter eine Tätigkeit zugewiesen bekommen hat. Hierbei ist das Paket als Tätigkeit zu definieren, welche von einer einzelnen Person oder Gruppe von Menschen, in einem vorhersehbaren Rahmen, in einem gewissen Zeitaufwand erledigen lässt.
Durch die exakte Aufteilung eines Projekts in Teilprojekte und schließlich in Arbeitspakete können die benötigten Ressourcen und somit auch die Kosten besser eingeschätzt werden.
Wie erstelle ich die Work Breakdown Structure?
Die Work Breakdown Structure (WBS) ist lediglich ein anderer Name für den Projektstrukturplan. Die grundsätzliche Erstellung ist im vorangegangenen Abschnitt bereits angeklungen. In der Praxis wird jedoch zwischen drei methodischen Ansätzen unterschieden.
- Bottom-Up: Hier wird induktiv gearbeitet. Die auszuführenden Arbeiten werden zunächst gesammelt. Anschließend sind die Tätigkeiten zu analysieren und einem Teilprojekt zuzuordnen. Die Baumstruktur wird hierbei von unten nach oben aufgebaut. Anschließend muss auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Einordnung kontrolliert werden. Dieser Ansatz ist für Projekte vorgesehen, welche innovativ sind und wo noch keine umfassenden Kenntnisse über den Aufwand vorhanden sind.
- Top-Down: Hier wird die Baumstruktur von oben nach unten entwickelt. Die Projektplanung wird vom Großen und Ganzen ins Detail zerlegt. Nach der Namensgebung des Projekts erfolgt die Erstellung der zweiten Ebene (vielleicht sind weitere Ebenen erforderlich). Anschließend werden Teilprojekte und Aufgaben definiert, welche wiederum in einzelne Arbeitspakete zerfasert werden. Diese Methode ist anzuwenden, wenn die Inhaltsplanung weitestgehend bekannt ist.
- Yo-Yo: Hierbei handelt es sich um eine Kombination beider vorangegangenen Verfahren. Die Baumstruktur wird gleichermaßen von oben und unten entwickelt. Dabei können die Stärken beider Ansätze vereint werden. Wichtig ist, dass die Strukturebenen sich inhaltlich nicht überschneiden dürfen. Ansonsten verzettelt sich der Anwender.
Wichtig ist zudem, dass der Leiter des Projekts sein Team bei der Erstellung der Work Breakdown Structure mit ins Boot holt. Dadurch wird die Planung umfassender und detaillierter. Zudem erlangen die Untergebenen einen grundlegenden Überblick und Verständnis für das Projekt.
Weitere Vorteile der Projektstrukturplanung
Neben der grundlegenden Übersicht und der Einbindung von Mitarbeitern in bestimmte Arbeitspakete hat die Work Breakdown Structure weitere Vorzüge. Hierbei ist auch die Verhandlung mit Stakeholdern zu nennen.
Typische Fragen bezüglich eines Projektes betreffen häufig die Dauer und die Kosten. Durch die Visualisierung als Projektstrukturplanung kann eine Präsentation des Aufwands und der Ausgaben erfolgen.
Zudem wird die Kommunikation der Teammitglieder gestärkt. Auch das Verständnis für die Arbeit an einzelnen Paketen steigt, sofern das große Ganze bekannt ist. Die Projektstrukturplanung kann zudem als Terminplanung und zur Koordinierung der des Ablaufes genutzt werden. Es wird gleichermaßen eine Ressourcenübersicht erstellt, wie auch Kosten eingeschätzt werden können.
Über die einzelnen Arbeitspakete lässt sich schließlich sogar eine Risikoanalyse erstellen, welche das Personal und die Technik einschließt.
Wie weit breche ich die WBS runter?
Eine Baumstruktur hat sich in der Praxis bewährt. Diese wird so weit aufgegliedert, dass eine Person des Fachgebiets das Projekt erfassen, sowie von den Kosten und Ressourcen einordnen kann. Die Struktur selber kann horizontal und vertikal erstellt werden.
